Assistante de Direction - Commune de Romans sur Isere H/F - Communes

Assurer une aide permanente au directeur adjoint de la Direction des Services Techniques (DST) et, éventuellement aux responsables de service, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Assurer le rôle de référente du label SP + de la DST

- Gestion administrative :
- Rédiger l'ensemble des courriers des services techniques à l'appui de notes ou de fonds documentaires
- Gestion des courriers « arrivés/départ » en relation avec les services, diffusion auprès des techniciens, suivi des réponses et parapheurs
- Assurer le suivi des demandes via le logiciel ACROPOLIS dans le cadre du label SP +
- Assurer le pilotage de la mise en oeuvre de la certification Service Publics + sous la supervision du chef du service ressources
- Assurer la gestion de la messagerie de la direction « accueildirectionctc » placée sous la responsabilité du service ressources : transmettre les messages, suivre les réponses, rendre compte

- Assistanat de direction :
- Faciliter l'organisation de la vie professionnelle du directeur adjoint
- Préparer des supports de présentation, dossiers ou divers travaux de bureautique
- Organiser et planifier des réunions de pilotage et de service des services Bâtiments et Voirie Réseaux Déplacements et y assister sur demande ou planification
- Prendre des notes, mettre en forme les ordres du jour et comptes rendus et en assurer la diffusion

- Activités secondaires :
- En l'absence de l'assistante de direction du directeur de la DST, soutien du secrétariat de direction

- Référent Label SP +
- Être garant des engagement SP +
- Assurer la gestion des réclamations
- Renseigner les indicateurs mensuels ACROPOLIS et en assurer le suivi

- Discrétion professionnelle
- Sens de l'organisation et capacité à mener plusieurs tâches simultanément
- Disponibilité : poste avec d'éventuelles contraintes spéciales notamment en matière d'horaires
- Connaissance des principes fondamentaux d'organisation d'une Collectivité territoriale
- Aisance rédactionnelle et savoir recourir aux règles d'expression orale et écrite de qualité
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils de bureautique conventionnels
- Connaissance du formalisme des notes, synthèses, rapports, comptes rendus
- Adhésion aux valeurs des métiers techniques

• Traitement du courrier