Assistant Administratif Organisme de Formation H/F - Fahres
- CDI
- Fahres
Les missions du poste
Centre National de Ressources Handicaps Rares à composante épilepsie sévère
FAHRES, association à but non lucratif, gère le Centre National de Ressources pour les Handicaps Rares à composante Épilepsie Sévère ainsi que son organisme de formation, Fahres Formation. https://www.fahres-academie.org.
Dans le cadre du développement de nos activités d'ingénierie et de réalisation de formations, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) de Formation expérimenté(e) pour piloter la gestion administrative, commerciale et le suivi qualité de nos actions.
Rattaché(e) à la direction de l'Organisme de Formation, vous assurez la gestion administrative et commerciale globale du parcours client, du premier contact jusqu'à la clôture des sessions, dans le strict respect de la démarche qualité Qualiopi.
1. Relation Client & Propositions Commerciales :
Accueil, conseil et analyse fine des besoins des clients / commanditaires. Élaboration, rédaction et chiffrage des offres de formation (devis, propositions financières et conventions). Négociation et ajustement des parcours en concertation avec les équipes et intervenants (formations inter, intra, présentiel, distanciel ou AFEST). Suivi prospect et relances commerciales.
2. Suivi Administratif & Technique des Sessions :
Gestion complète du cycle de vie des sessions de formation via le logiciel de gestion de formation (gestion des inscriptions, conventions, convocations, émargements, attestations de fin de formation). Planification logistique des sessions et suivi administratif des formateurs internes et occasionnels. Suivi administratif et technique sur la plateforme LMS (gestion des accès apprenants, suivi de la progression pédagogique, support technique utilisateur de premier niveau). Gestion du dossier financier de formation et lien avec les OPCO / financeurs.
3. Gestion Qualité & Suivi Référentiel Qualiopi :
Garant de la conformité des dossiers administratifs vis-à-vis des indicateurs du référentiel national qualité (Qualiopi). Collecte, analyse et centralisation des évaluations à chaud et à froid (satisfaction, acquis, impacts). Gestion des réclamations / aléas et contribution continue à l'amélioration de la qualité. Préparation continue des dossiers administratifs pour les audits de surveillance et de renouvellement.
PROFIL RECHERCHÉ & COMPÉTENCES
Expérience : Minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire au sein d'un Organisme de Formation (OF).
Aisance Outils SI & Métier (Indispensable) : Maîtrise obligatoire d'un CRM / Logiciel de gestion de formation (idéalement Digiforma ou logiciel équivalent). Pratique confirmée des plateformes LMS ( Moodle , Articulate Rise , ou LMS équivalent) pour le suivi technique et administratif des apprenants. Aisance affirmée avec les outils bureautiques et collaboratifs.
Savoir-faire & Expertise Métier :
Excellente maîtrise du cadre réglementaire et législatif de la formation professionnelle continue. Connaissance approfondie du Référentiel National Qualité (Qualiopi) et des exigences d'audit. Rigueur administrative exemplaire, forte organisation et capacité à gérer les priorités. Aisance relationnelle, sens du service client et postures d'écoute analytique.
Un plus apprécié : Connaissance et/ou forte appétence pour le secteur social, médico-social et du handicap.
Poste : CDI - 0.5 ETP (Temps partiel) Localisation : Tain l'Hermitage (26)
Prise de poste : Immédiate / Dès que possible
FAHRES, association à but non lucratif, gère le Centre National de Ressources pour les Handicaps Rares à composante Épilepsie Sévère ainsi que son organisme de formation, Fahres Formation. https://www.fahres-academie.org.
Dans le cadre du développement de nos activités d'ingénierie et de réalisation de formations, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) de Formation expérimenté(e) pour piloter la gestion administrative, commerciale et le suivi qualité de nos actions.
Rattaché(e) à la direction de l'Organisme de Formation, vous assurez la gestion administrative et commerciale globale du parcours client, du premier contact jusqu'à la clôture des sessions, dans le strict respect de la démarche qualité Qualiopi.
1. Relation Client & Propositions Commerciales :
Accueil, conseil et analyse fine des besoins des clients / commanditaires. Élaboration, rédaction et chiffrage des offres de formation (devis, propositions financières et conventions). Négociation et ajustement des parcours en concertation avec les équipes et intervenants (formations inter, intra, présentiel, distanciel ou AFEST). Suivi prospect et relances commerciales.
2. Suivi Administratif & Technique des Sessions :
Gestion complète du cycle de vie des sessions de formation via le logiciel de gestion de formation (gestion des inscriptions, conventions, convocations, émargements, attestations de fin de formation). Planification logistique des sessions et suivi administratif des formateurs internes et occasionnels. Suivi administratif et technique sur la plateforme LMS (gestion des accès apprenants, suivi de la progression pédagogique, support technique utilisateur de premier niveau). Gestion du dossier financier de formation et lien avec les OPCO / financeurs.
3. Gestion Qualité & Suivi Référentiel Qualiopi :
Garant de la conformité des dossiers administratifs vis-à-vis des indicateurs du référentiel national qualité (Qualiopi). Collecte, analyse et centralisation des évaluations à chaud et à froid (satisfaction, acquis, impacts). Gestion des réclamations / aléas et contribution continue à l'amélioration de la qualité. Préparation continue des dossiers administratifs pour les audits de surveillance et de renouvellement.
PROFIL RECHERCHÉ & COMPÉTENCES
Expérience : Minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire au sein d'un Organisme de Formation (OF).
Aisance Outils SI & Métier (Indispensable) : Maîtrise obligatoire d'un CRM / Logiciel de gestion de formation (idéalement Digiforma ou logiciel équivalent). Pratique confirmée des plateformes LMS ( Moodle , Articulate Rise , ou LMS équivalent) pour le suivi technique et administratif des apprenants. Aisance affirmée avec les outils bureautiques et collaboratifs.
Savoir-faire & Expertise Métier :
Excellente maîtrise du cadre réglementaire et législatif de la formation professionnelle continue. Connaissance approfondie du Référentiel National Qualité (Qualiopi) et des exigences d'audit. Rigueur administrative exemplaire, forte organisation et capacité à gérer les priorités. Aisance relationnelle, sens du service client et postures d'écoute analytique.
Un plus apprécié : Connaissance et/ou forte appétence pour le secteur social, médico-social et du handicap.
Poste : CDI - 0.5 ETP (Temps partiel) Localisation : Tain l'Hermitage (26)
Prise de poste : Immédiate / Dès que possible
Le profil recherché
Experience: 3 An(s)
Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Accueil ou accompagnement sans hébergement d'adultes handicapés ou de personnes âgées
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Accueil ou accompagnement sans hébergement d'adultes handicapés ou de personnes âgées
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Compétences requises
- Service client
- Sens du relationnel
- Logiciels bureautiques
- Autonomie
- Dossier financier
- Relation client
- Droit social
- Pro-activité
- Contrôle qualité
- Moodle
- CRM
- Force de proposition
- CMS e-learning