Assistant·e Administratif·ve Accueil et Formations Continues H/F - CFPCA Terre d'horizon

Au sein d'un Etablissement public local , vous aurez pour mission d'accueillir le public et de participer à la gestion administrative du centre, notamment sur les formations continues

Description des missions :
Accueil de l'EPLEFPA
o Accueil physique : réception des visiteurs, ouverture des portails
o Accueil téléphonique
o Traitement du courrier/courriel

Appui administratif polyvalent pour le CFPCA
o Gestion des ordres de mission, des autorisations de déplacement
o Secrétariat des conseils de centre

Appui administratif formations continues (courtes et longues)
En lien avec les chargées d'ingénierie de formation et l'assistante en charge des formations continues
o Information sur les formations : envoi de la documentation sur les formations, suivi administratif des candidats
o Edition des devis, des conventions de formation, des convocations ;
o Organisation logistique des réunions d'information collective ;
o Suivi administratif au cours de la formation (gestion administrative des feuilles d'émargement et des absences, renseignement des tableaux de suivi, appui à la facturation);
o Edition des documents de sortie de formation, adaptés à chaque situation ;
o Appui à la constitution des dossiers d'inscription et saisie des dossiers sur les plateformes.

Aptitudes professionnelles :
Bonne connaissance des outils informatiques et bureautiques
Connaissance de la réglementation liée aux formations professionnelles pour adultes

Qualités personnelles :
Qualités d'accueil, d'écoute et de communication
Avoir de la rigueur et de la structuration dans son travail, être force de proposition dans l'organisation
Etre capable de s'adapter aux évolutions réglementaires

Conditions d'emploi
Bureau d'accueil de l'EPL
Quotité de travail : 50%, réparti au cours de l'année scolaire
Horaires de travail : tous les après-midi, de 13h15 à 17 heures, soit 18,75 heures par semaine sur 42 semaines
Prise de fonction : 4 janvier 2027

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Gérer les réservations de salles et de matériel,Organiser des déplacements professionnels,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Gestion de l'emploi du temps
• Autonomie
• Gestion des réservations
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Force de proposition
• Prise de note
• Gestion des emails
• Gestion administrative